Przeprowadzenie konferencji prasowej: podstawowe zasady

Dziennikarze bardzo cenią udział w konferencjikonferencje prasowe, ponieważ dają one możliwość otrzymania najistotniejszych informacji z pierwszej ręki. Biorą w nich udział przedstawiciele dużych firm, osób popularnych. Istnieje możliwość zwrócenia uwagi na problem, przedstawienie nowego rodzaju usług, opowiedzenie o sukcesach, jakie firma osiągnęła. W końcu konferencja prasowa jest głównym wydarzeniem, w którym porusza się wiele ważnych kwestii i zadań. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak prawidłowo zorganizować wydarzenie.

Duże organizacje zainteresowaneobiektywne uwzględnienie w mediach ich działań, z góry opracują plan częstotliwości przeprowadzania konferencji prasowych. Ponadto częstotliwość takich wydarzeń świadczy o zaufaniu prasy i może stworzyć poczucie stabilności. Średniej wielkości organizacje muszą same określić, co będzie dla nich najlepsze. Dziennikarze są często zapraszani co miesiąc lub co kwartał.

Po przemyśleniu głównego tematu wydarzenia (opowieść osytuacja na rynku, prezentacja nowych usług firmy, analiza działań na kwartał), konieczne jest sformułowanie go w sposób pojemny. Powinien brzmieć tak, aby zwrócić uwagę na zbliżającą się konferencję prasową.

Pożądane jest, aby zorganizowanie konferencji prasowej nie było możliweZbiegły się w czasie z imprezami powiatowymi, miejskimi lub ważnymi wydarzeniami, które mogłyby odciągnąć znaczną część dziennikarzy. Optymalny czas na przeprowadzenie konferencji prasowej będzie w połowie tygodnia, nie później niż o czwartej po południu. Niepożądane jest również to, że wydarzenie pokrywa się z wydarzeniem, które będą w posiadaniu władz.

Wybór miejsca, w którym zamierzasz się zatrzymaćkonferencje prasowe powinny być oparte na możliwościach organizacji. Pomieszczenie musi koniecznie być wystarczająco obszerne, aby pomieścić co najmniej dwadzieścia osób, ale z drugiej strony nie powinno być dużo wolnej przestrzeni, aby poczucie nieistotności wydarzenia nie zostało stworzone. Należy zwrócić uwagę na to, czy w hali znajdują się mikrofony, w razie potrzeby zadbać o obecność ekranów projekcyjnych. Jeśli zaproszono dziennikarzy z telewizji, muszą zapewnić sobie wolną przestrzeń na kamery.

Aby przygotować i przytrzymać konferencję prasowąodbyły się na wysokim poziomie, konieczne jest sporządzenie listy przedstawicieli mediów, którzy wezmą udział w wydarzeniu. Na dwa tygodnie przed planowaną konferencją do dziennikarzy wysyłane są komunikaty prasowe, a także zaproszenia zawierające temat wydarzenia, nazwisko dziennikarza, datę i miejsce wydarzenia. Jeśli adres znajduje się na mało znanej ulicy, lepiej jest podać plan ruchu. W przeddzień imprezy, w celu wyjaśnienia liczby gości, należy zadzwonić do dziennikarzy. W końcu mogą zapomnieć o zaproszeniu lub nie otrzymać informacji prasowej.

Przed rozpoczęciem konferencji uczestnicy są zarejestrowani. Później, gospodarz wydarzenia otrzymuje pełną listę zaproszonych dziennikarzy. Aby odbyć konferencję prasową tworzy atmosferę gościnności, trzeba dbać o stoły dla dziennikarzy, na których umieszcza się nazwy mediów.

Dla dziennikarzy przygotować specjalnepakiety prezentacyjne zawierające "materiały informacyjne", w tym informacje prasowe, listę prelegentów na konferencji prasowej, materiały promocyjne i promocyjne.

Rzecznik prasowy, na którym leży gospodarstwokonferencja prasowa, otwiera wydarzenie, ogłasza swój temat, a następnie przedstawia ludzi, którzy rozdają konferencję prasową. Do jego obowiązków należy również monitorowanie przepisów. Rzecznik musi być w stanie prowadzić dialog. Powinien wypełnić pauzę, która pojawia się, gdy w rozmowie jest problem.

Na stole, gdzie ludzie siadajądając konferencję prasową, konieczne jest umieszczenie znaków z ich nazwiskami i pozycją. W przypadku wydarzeń zaprojektowanych na dłuższy czas, należy zapewnić przerwę na przerwę na kawę, odwiedzając toalety i pokoje dla palących.